blog

Atendimento telefônico no consultório: aliado ou inimigo?

Você já parou para pensar que o atendimento telefônico no consultório pode estar prejudicando ao invés de se tornar uma importante ferramenta de fidelização?

Com uma rotina tão corrida e agitada, ultrapassar o limite entre um atendimento de qualidade e uma atividade realizada no modo “automático” é mais fácil do que parece.

Afinal, usar o telefone para cativar o cliente e demonstrar que ele procurou o lugar certo faz toda a diferença para aumentar o número de consultas e de retorno à clínica.

Quer saber se o atendimento telefônico no consultório é um aliado ou um inimigo? Então, anote essas dicas para saber se a sua clínica está fazendo certo!

1. Agilidade em primeiro lugar

Deixar a linha tocando por muito tempo ou tornar o contato via telefone difícil afasta os pacientes e transmite uma sensação de que a clínica não é acessível.

É importante que as chamadas sejam atendidas o mais breve possível. De preferência, nos primeiros toques. Para facilitar o processo, a sua clínica pode contar com um serviço da secretária virtualque vai fazer o agendamento da consulta de forma ágil e organizada.

Dessa forma, as atendentes podem recepcionar melhor os pacientes que estão na clínica, dar informações sobre as consultas, fazer cobranças e outras atividades pertinentes ao ambiente físico – sem se sobrecarregar.

Ou seja, a clinica não precisa de uma atendente para agendamentos, deixando a secretária que fica na clínica focada no atendimento dos pacientes durante a visita ao consultório e o agendamento telefônico fica designado exclusivamente para a Secretária Virtual.

Dessa forma, todos os pacientes conseguem ser atendidos e os níveis de desistência diminuem.

2. Não esqueça da identificação

Pode parecer uma dica óbvia, no entanto, não são raros os casos em que o atendimento telefônico no consultório começa com um simples “alô”.

Tenha um script definido para orientar as apresentações e sempre identifique o nome da clínica e da atendente. Esse tipo de abordagem demonstra profissionalismo e, inclusive, evita confusões ou conversas muito demoradas.

Esse também é um ponto em que o serviço de secretária virtual pode ajudar. Como elas são treinadas com alto padrão em atendimento, o foco é oferecer a melhor experiência ao paciente e ainda completar a agenda de atendimento dos médicos.

3. Demonstre cordialidade com o atendimento telefônico no consultório

Essa pode ser uma tarefa um tanto quanto difícil, especialmente quando o contato não é presencial.

No entanto, é fundamental contar com atendentes cordiais, educadas e solícitas. Especialmente quando o motivo da ligação for algum problema ou reclamação.

Deixe o paciente expor o seu ponto de vista com calma e sem interrupções. Demonstre que ele é ouvido e tente colocar-se em seu lugar.

Depois, apresente uma solução que seja satisfatória e jamais aja por impulso ou de forma rude. Você verá que essa abordagem faz toda a diferença para deixar o paciente mais tranquilo e feliz.

4. Torne o atendimento pessoal

Chamar o paciente pelo nome e tentar alguma aproximação com ele faz toda a diferença para criar um relacionamento próximo e amigável.

Apenas tome cuidado para não ultrapassar os limites e ser invasivo ou fazer brincadeiras de mau gosto. É importante não confundir um tratamento pessoal com intimidade forçada e falta de educação.

5. Foque em comunicação eficiente

O atendimento telefônico no consultório é uma importante ferramenta para se aproximar dos pacientes e fazer com que eles se sintam satisfeitos e voltem mais vezes.

No entanto, desenvolver habilidades de comunicação é um trabalho em constante evolução. Por isso, é fundamental contar com um guia de boas práticas e orientar as atendentes constantemente.

Uma excelente dica para avaliar se a sua clínica está no caminho certo é realizando pesquisas de satisfação de tempos em tempos.

Ao optar por um serviço de secretária virtual, por exemplo, todas as ligações são gravadas para que as secretárias sejam pontuadas por atendimento. E, quanto melhor a avaliação delas, melhor a remuneração, permitindo com que os níveis de atendimento sejam sempre altos e, consequentemente, a clínica tenha mais resultados.

E você, já realiza alguma ação do tipo para usar o atendimento telefônico como aliado da clínica? Conte para a gente nos comentários! E se ficou curioso quando falamos sobre contar com uma secretária virtual, descubra mais sobre o assunto aqui!